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Heizkostenabrechnung: Die wichtigsten Fragen und Antworten

Einmal im Jahr liegt sie im Briefkasten: die Heizkostenabrechnung. Doch was dort aufgelistet ist, sorgt bei Mietern und Hausbesitzern regelmäßig für Ratlosigkeit. Wir haben für Sie die wichtigsten Infos zur Heizkostenabrechnung zusammengestellt. Neben Tipps zu Kosten, Fristen und häufigen Fehlern erhalten Sie außerdem eine anschauliche Muster-Heizkostenabrechnung. Und ob Ihr Heizenergieverbrauch und Ihre Kosten im Vergleich zu anderen Haushalten gering oder hoch sind, zeigt Ihnen unser interaktive Heizkostenrechner HeizCheck.

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Die wichtigsten Fakten auf einen Blick

  • Heizkostenverordnung gibt formelle wie inhaltliche Vorgaben für Heizkostenabrechnungen
  • nur ein Teil der Heizkosten darf nach Verbrauch abgerechnet werden
  • viele Heizkostenabrechnungen enthalten Fehler
  • Mieter dürfen Unterlagen einsehen und können Widerspruch einlegen

Wie werden die Heizkosten berechnet?

Die Abrechnung der Heizkosten ist in der Heizkostenverordnung geregelt. Sie gilt für alle Gebäude mit einer zentralen Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage, deren Kosten auf mehrere Mieter oder Eigentümer verteilt werden und für Gebäude, die mit Fernwärme versorgt werden. Der Vermieter ist gesetzlich verpflichtet, den Verbrauch zu erfassen und eine verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung zu erstellen. Dafür müssen alle Wohnungen oder Heizkörper mit Erfassungssystemen, sogenannten Heizkostenverteilern oder Wärmemengenzählern ausgestattet sein. Bei Gebäuden mit zentraler Warmwasserbereitung muss der Warmwasserverbrauch mit Warmwasserzählern gemessen werden. Diese Messgeräte werden einmal jährlich abgelesen.

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Warum werden die Heizkosten aufgeteilt?

Heizkostenabrechnung, Taschenrechner, Mieter macht Notizen

Es ist gesetzlich geregelt, dass nur ein Teil der Heizkosten nach dem Verbrauch abgerechnet werden darf. Dieser Anteil liegt zwischen 50 und 70 Prozent und wird in der Regel vom Vermieter festgelegt. Die restlichen 30 bis 50 Prozent der Kosten werden nach einem festen Maßstab verteilt – meist nach der Wohnfläche. Das hat den Grund, dass auch Nebenkosten wie beispielsweise die Gebühren für Heizungswartung, Heizkostenverteilung, Betriebsstrom oder für den Schornsteinfeger anfallen. Außerdem müssen Wärmeverluste oder aber auch die Lage der Wohnungen innerhalb des Gebäudes berücksichtigt werden.

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Wie hoch wird die nächste Heizkostenabrechnung?

Das Wetter, die Energiepreise und das persönliche Heizverhalten – diese drei Faktoren ändern sich jedes Jahr und sie bestimmen wesentlich die Höhe Ihrer nächsten Heizkostenabrechnung. Keiner der drei Werte lässt sich exakt vorhersagen. Deshalb ist es schwierig, eine genaue Prognose für Ihre nächste Abrechnung zu erstellen.

Die Energie-Experten von co2online schätzen, dass Bewohner einer 70 Quadratmeter Wohnung in einem 501 bis 1.000 Quadratmeter großen Wohngebäude mit Erdgasheizung 2018 im Schnitt 765 Euro fürs Heizen zahlen werden. In einem Haus mit Heizölheizung werden es aufgrund steigender Preise vermutlich durchschnittlich 810 Euro sein; in einem fernwärmebeheizten Gebäude 870 Euro. Die Prognose stammt von Anfang Oktober 2018.

Die folgende Tabelle zeigt Ihnen, wie sich die durchschnittlichen Heizkosten in den vergangenen Jahren entwickelt haben. Verantwortlich für die Schwankungen sind viele Faktoren, vor allem: die Entwicklung der Energiepreise, das Wetter und die allgemeine Senkung des Heizenergieverbrauchs.

Heizkosten für 70 m2-Wohnung im Mehrfamilienhaus in Euro
AbrechnungsjahrErdgas Heizöl Fernwärme
Prognose für 2018765810870
2017790750895
2016 810665930
2015835755965
2014825930965

Wann kommt die Heizkostenabrechnung?

Die Heizkostenabrechnung umfasst in der Regel einen Zeitraum von einem Jahr. Dabei muss es sich aber nicht zwingend um ein Kalenderjahr handeln. Die Heizkostenabrechnung muss dann spätestens ein Jahr nach diesem Berechnungszeitraum vorliegen. Läuft der Zeitraum beispielsweise bis zum 31. Dezember 2015, muss die Abrechnung also spätestens am 31. Dezember 2016 im Briefkasten liegen. Kommt sie später, kann der Vermieter eventuelle Nachzahlungen nicht mehr geltend machen. Rückzahlungen an den Mieter sind dagegen auch nach dieser Frist noch fällig.

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Was sind die Gründe für zu hohe Heizkosten?

Viele Mieter zahlen unnötig hohe Heizkosten, weil Heizungsanlagen veraltet sind, unwirtschaftlich arbeiten oder Häuser nicht ausreichend wärmegedämmt sind. Häufig sind außerdem die Heiznebenkosten überhöht. Dazu gehören zum Beispiel der Betriebsstrom, die Gebühren für den Messdienstleister oder die Wartung der Heizungsanlage.

Auch die Lage der Wohnung innerhalb des Gebäudes spielt für die Kosten eine Rolle: In Wohnungen im Erdgeschoss oder unter dem Dach wird mehr Heizenergie benötigt als in Wohnungen in Zwischengeschossen, wenn die Kellerdecke beziehungsweise das Dach nicht gedämmt sind. Wenn Sie prüfen wollen, ob Ihre Heizkosten zu hoch sind, können Sie dafür unseren Heizkostenrechner nutzen.

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Was sind die häufigsten Fehler bei der Heizkostenabrechnung?

Etwa 18 Millionen Heizkostenabrechnungen werden in Deutschland jedes Jahr verschickt. 37 Prozent sind eindeutig fehlerhaft und 32 Prozent sind mit Klärungsbedarf. Die häufigsten Fehler: Berechnung des Warmwasseranteils, Abrechnung des Brennstoffverbrauchs und unzulässige Heizungsbetriebskosten.

Da die Erstellung der Heizkostenabrechnung ein hohes Maß an Kompetenz erfordert, schleichen sich immer wieder Fehler ein. Eine Untersuchung der Verbraucherzentrale hat ergeben, dass nur rund ein Drittel der Heizkostenabrechnungen fehlerfrei ist. Häufige formelle und inhaltliche Fehler sind:

  • Die Abrechnung kommt verspätet.
  • Der Abrechnungszeitraum ist nicht korrekt.
  • Die Person oder Institution, die die Abrechnung erstellt hat, ist nicht genannt oder nicht autorisiert.
  • Der Verteilerschlüssel ist falsch oder fehlt ganz.
  • Der Brennstoffverbrauch ist falsch abgerechnet.
  • Der Warmwasseranteil ist falsch berechnet.
  • Die Verbräuche sind zu Unrecht geschätzt.
  • Bei einem Mieterwechsel sind die Kosten zwischen ein- und ausziehendem Mieter falsch verteilt.
  • Bei der Wohnfläche sind zu viele Quadratmeter angesetzt.
  • Heizkosten für leerstehende Wohnungen wurden alle Mieter umgelegt.
  • Einzelne Nebenkosten sind auf der Abrechnung in einem Punkt zusammengefasst.
  • Es werden unzulässige Heizungsbetriebskosten berechnet.

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Welche Rechte haben Mieter? Können Mieter die Unterlagen beim Vermieter einsehen?

Rund um die Heizkostenabrechnungen kommt es häufiger zu Konflikten zwischen Mietern und Vermietern. Insbesondere natürlich, wenn Mieter hohe Nachzahlungen leisten sollen. Zunächst einmal haben Mieter ein Anrecht auf eine formell und inhaltlich korrekte Heizkostenabrechnung gemäß der Heizkostenverordnung. Heizkostenpauschalen sind grundsätzlich unzulässig.

Mieter können beim Vermieter oder der Hausverwaltung die Rechnungen und Unterlagen einsehen und kontrollieren, auf denen die Heizkostenabrechnung basieren. Dazu müssen sie sich innerhalb von vier Wochen nach Erhalt der Heizkostenabrechnung beim Vermieter melden. Dieser muss erlauben, dass Mieter sich Notizen machen oder die Unterlagen fotografieren. Er kann die Belege auch als Fotokopien versenden.

Entdeckt der Mieter einen Abrechnungsfehler, kann er innerhalb eines Jahres Widerspruch gegen die Abrechnung einlegen.

Zu den Pflichten von Mietern gehört andersherum, die Montage von Verbrauchszähler in ihren Wohnräumen zu akzeptieren.

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Wo können Mieter die Heizkostenabrechnung prüfen lassen?

Nicht immer gibt es mit der Heizkostenabrechnung für Mieter eine Rückzahlung der Heizkosten – häufig erwartet Mieter eine Heizkostennachzahlung. Wenn Sie Zweifel an der Berechnung haben, können Sie die Heizkostenabrechnung prüfen lassen – zum Beispiel beim örtlichen Mieterverein. Die Adressdaten des Mietervereins in Ihrer Nähe finden Sie im „Online-Branchenbuch Rat und Tat“. Für Mitglieder ist das Prüfen der Heizkostenabrechnung in der Regel kostenlos. Auch Anwälte für Mietrecht helfen – natürlich gegen entsprechende Gebühr – gerne weiter.

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Wer erstellt die Heizkostenabrechnung?

Viele Vermieter erstellen die Heizkostenabrechnung selbst. Besonders bei großen Immobilienbeständen werden jedoch oft externe Firmen beauftragt – sogenannte Messdienstleister –, die die Abrechnungen für Vermieter und Hausverwaltungen erstellen. Die größten Messdienstleister sind KALO, Techem, Ista, Brunata und Minol. Generell ist es empfehlenswert, die Messdienstleister-Kosten dafür regelmäßig zu prüfen und möglichst mehrere Anbieter zu vergleichen.

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Was steht auf der Heizkostenabrechnung?

(c) www.co2online.de | Phil Dera

Jede Heizkostenabrechnung beginnt mit der Aufstellung aller Heizkosten und der Nennung des Abrechnungszeitraums. Hier erfahren Sie in der Regel auch direkt, ob Sie nachzahlen müssen oder etwas zurückbekommen.

  • Ein erster Teil umfasst dann die Kosten für den Brennstoffkauf, also die Ausgaben für Gas, Öl oder Fernwärme und ggf. für deren Anlieferung.
  • Neben dem Energieverbrauch enthält die Heizkostenabrechnung auch die sogenannten Heiznebenkosten. Dazu zählen Wartungskosten der Heizung, Gebühren der Heizkostenverteilung und für den Schornsteinfeger sowie Betriebsstromkosten der Heizungsanlage. Auch die Kosten für die Verbrauchsmessung und für die Erstellung der Abrechnung werden hier gelistet.
  • Abschließend werden der tatsächliche Verbrauch und die Gesamtkosten genannt. Dieser wird dann mit der ebenfalls aufgeführten Vorauszahlung verrechnet, woraus dann als Differenz der zu erstattende bzw. zu zahlende Betrag ermittelt wird.

Nicht über die Heizkosten abgerechnet werden dürfen allerdings Reparaturkosten und Kosten für Versicherungen und Finanzierung von Heizanlagen.

Grundsätzlich muss jede Kostenart einzeln aufgezeigt werden, sodass sie sofort erfasst und kontrolliert werden kann. Auch der Verteilschlüssel, nach dem die verschiedenen Kosten auf die Mietpartei umgelegt werden, muss auf der Heizkostenabrechnung erläutert werden.

Checkliste: diese Informationen gehören in Ihre Heizkostenabrechnung:

✔ Wer die Abrechnung erstellt hat
✔ Abrechnungszeitraum
✔ Brennstoff- und ggf. Lieferkosten
✔ Alle Heiznebenkosten
✔ Verteilschlüssel
✔ Tatsächlicher Verbrauch
✔ Geleistete Vorauszahlung
✔ Zu zahlende bzw. zu erstattende Gesamtkosten

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Gibt es für Heizkostenabrechnungen ein Muster?

Unsere interaktive Muster-Abrechnung erklärt Ihnen verständlich alle Details Ihrer Heizkostenabrechnung. Sie hilft Ihnen, die Berechnungen besser zu verstehen und die relevanten Positionen zu erkennen. Fahren Sie mit der Maus auf die gekennzeichneten Punkte, dann erhalten Sie Informationen zu den jeweiligen Angaben.

Muster: Heizkostenabrechnung

Hier zeigen wir Ihnen ein Beispiel für eine Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters KALO (KALORIMETA GmbH). Ihre Abrechnung kann im Detail anders aussehen und anders aufgebaut sein. Fragen zur Abrechnung von Techem, Ista, Brunata, Minol oder von weiteren Messdienstleistern richten Sie am besten direkt an die entsprechenden Unternehmen.

Interaktive Musterrechnung 2018 Haushaltsnahe Aufwendungen Das Einzelergebnis Berechnung Grundkostenverteilung Berechnung Verbrauchskostenverteilung Kosten für die Wassererwärmung Die Verteilung Die Gesamtkosten der Liegenschaft Allgemeine Kosten Das Einzelergebnis

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