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Heizkostenabrechnung: Die wichtigsten Fragen und Antworten

Einmal im Jahr liegt sie im Briefkasten: die Heizkostenabrechnung. Doch was dort aufgelistet ist, sorgt bei Mieter*innen und Hausbesitzer*innen regelmäßig für Ratlosigkeit. Wir haben für Sie die wichtigsten Infos zur Heizkostenabrechnung zusammengestellt. Neben Tipps zu Kosten, Fristen und häufigen Fehlern erhalten Sie außerdem eine anschauliche Muster-Heizkostenabrechnung. Und ob Ihr Heizenergieverbrauch und Ihre Kosten im Vergleich zu anderen Haushalten gering oder hoch sind, zeigt Ihnen unser interaktiver Heizkostenrechner.

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Die wichtigsten Fakten auf einen Blick

  • Heizkostenverordnung macht formelle und inhaltliche Vorgaben für Heizkostenabrechnungen
  • nur ein Teil der Heizkosten darf nach Verbrauch abgerechnet werden
  • viele Heizkostenabrechnungen enthalten Fehler
  • Mieter*innen dürfen Unterlagen einsehen und können Widerspruch einlegen

Wie werden die Heizkosten berechnet?

Die Abrechnung der Heizkosten ist in der Heizkostenverordnung geregelt. Sie gilt für alle Gebäude mit einer zentralen Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage, deren Kosten auf mehrere Mieter*innen oder Eigentümer*innen verteilt werden und für Gebäude, die mit Fernwärme versorgt werden. Der/die Vermieter*in ist gesetzlich verpflichtet, den Verbrauch zu erfassen und eine verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung zu erstellen. Dafür müssen alle Wohnungen oder Heizkörper mit Erfassungssystemen, sogenannten Heizkostenverteilern oder Wärmemengenzählern ausgestattet sein. Bei Gebäuden mit zentraler Warmwasserbereitung muss der Warmwasserverbrauch mit Warmwasserzählern gemessen werden. Diese Messgeräte werden einmal jährlich abgelesen.

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Was ist der Unterschied zwischen einer Heizkostenkostenabrechnung und einer Betriebskostenrechnung oder Nebenkostenabrechnung?

Für Mieter*innen gehören Heizkosten zur sogenannten zweiten Miete – den Betriebs- oder Nebenkosten. Dabei müssen Heizkosten im Gegensatz zu anderen Betriebskosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Deshalb gibt es neben der Betriebskostenabrechnung meist eine gesonderte Heizkostenabrechnung. Manchmal ist die Heizkostenabrechnung auch Bestandteil der Betriebskostenabrechnung. Wichtig ist, dass sie alle laut Heizkostenverordnung notwendigen Informationen enthält.

Aber was sind eigentlich Betriebskosten? Das regelt Paragraph 1 der Betriebskostenverordnung: „Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.“ Dazu gehören zum Beispiel die Grundsteuer, die Kosten für Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Hausmeister*in und Gartenpflege sowie bestimmte Versicherungen. Nicht auf die Betriebskostenabrechnung gehören hingegen Kosten für Verwaltung, Reparaturen oder Instandhaltung.

Warum werden die Heizkosten aufgeteilt?

Heizkostenabrechnung, Taschenrechner, Mieter macht Notizen

Es ist gesetzlich geregelt, dass nur ein Teil der Heizkosten nach dem Verbrauch abgerechnet werden darf. Dieser Anteil liegt zwischen 50 und 70 Prozent und wird in der Regel von dem/der Vermieter*in festgelegt. Die restlichen 30 bis 50 Prozent der Kosten werden nach einem festen Maßstab verteilt – meist nach der Wohnfläche. Eine Stichprobe von co2online und dem Verbraucher-Ratgeber Finanztip zeigte Anfang 2019, dass die Heizungsabrechnung üblicherweise nach der Verteilung 70 zu 30 erfolgt. Der Grund für die Aufteilung der Heizkosten ist, dass auch Nebenkosten wie beispielsweise die Gebühren für Heizungswartung, Heizkostenverteilung, Betriebsstrom oder für den/die Schornsteinfeger*in anfallen. Außerdem müssen Wärmeverluste oder aber auch die Lage der Wohnungen innerhalb des Gebäudes berücksichtigt werden.

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Wie hoch wird die nächste Heizkostenabrechnung?

Das Wetter, die Energiepreise und das persönliche Heizverhalten – diese drei Faktoren ändern sich jedes Jahr und sie bestimmen wesentlich die Höhe Ihrer nächsten Heizkostenabrechnung. Keiner der drei Werte lässt sich exakt vorhersagen. Deshalb ist es schwierig, eine genaue Prognose für Ihre nächste Abrechnung zu erstellen.

Die Energie-Expert*innen von co2online schätzen, dass Bewohner*innen einer 70 Quadratmeter Wohnung in einem 501 bis 1.000 Quadratmeter großen Wohngebäude mit Erdgasheizung 2019 im Schnitt 735 Euro fürs Heizen zahlen werden. In einem Haus mit Heizölheizung werden es voraussichtlich durchschnittlich 845 Euro sein; bei Häusern mit Fernwärmeheizung 910 Euro und bei Wärmepumpenheizungen 705 Euro. Die Prognose stammt von Oktober 2019.

Die folgende Tabelle zeigt Ihnen, wie sich die durchschnittlichen Heizkosten in den vergangenen Jahren entwickelt haben. Verantwortlich für die Schwankungen sind viele Faktoren, vor allem: die Entwicklung der Energiepreise, das Wetter und die allgemeine Senkung des Heizenergieverbrauchs.

Heizkosten für 70 m2-Wohnung im Mehrfamilienhaus in Euro
AbrechnungsjahrErdgas Heizöl FernwärmeWärmepumpe*
Prognose für 2019 735845910705
2018700845860685
2017750750895
2016 810665930
2015835755965
2014825930965

* erstmals im Heizspiegel für Deutschland 2019 (Abrechnungsjahr 2018)

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Wann kommt die Heizkostenabrechnung?

Die Heizkostenabrechnung umfasst in der Regel einen Zeitraum von einem Jahr. Dabei muss es sich aber nicht zwingend um ein Kalenderjahr handeln. Die Heizkostenabrechnung muss dann spätestens ein Jahr nach diesem Berechnungszeitraum vorliegen. Läuft der Zeitraum beispielsweise bis zum 31. Dezember 2019, muss die Abrechnung also spätestens am 31. Dezember 2020 im Briefkasten liegen. Kommt sie später, kann der/die Vermieter*in eventuelle Nachzahlungen nicht mehr geltend machen. Rückzahlungen an Mietparteien sind dagegen auch nach dieser Frist noch fällig.

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Was sind die Gründe für zu hohe Heizkosten?

Viele Mieter*innen zahlen unnötig hohe Heizkosten, weil Heizungsanlagen veraltet sind, unwirtschaftlich arbeiten oder Häuser nicht ausreichend wärmegedämmt sind. Häufig sind außerdem die Heiznebenkosten überhöht. Dazu gehören zum Beispiel der Betriebsstrom, die Gebühren für den Messdienstleister oder die Wartung der Heizungsanlage.

Auch die Lage der Wohnung innerhalb des Gebäudes spielt für die Kosten eine Rolle: In Wohnungen im Erdgeschoss oder unter dem Dach wird mehr Heizenergie benötigt als in Wohnungen in Zwischengeschossen. Besonders dann, wenn die Kellerdecke beziehungsweise das Dach nicht gedämmt sind. Wenn Sie prüfen wollen, ob Ihre Heizkosten zu hoch sind, können Sie dafür unseren Heizkostenrechner nutzen.

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Was sind die häufigsten Fehler bei der Heizkostenabrechnung?

Etwa 18 Millionen Heizkostenabrechnungen werden in Deutschland jedes Jahr verschickt. 37 Prozent sind eindeutig fehlerhaft und 32 Prozent sind mit Klärungsbedarf. Die häufigsten Fehler: Berechnung des Warmwasseranteils, Abrechnung des Brennstoffverbrauchs und unzulässige Heizungsbetriebskosten.

Da die Erstellung der Heizkostenabrechnung ein hohes Maß an Kompetenz erfordert, schleichen sich immer wieder Fehler ein. Bei einer Stichprobe von co2online und dem Verbraucher-Ratgeber Finanztip Anfang 2019 enthielten vier von fünf Heizkostenabrechnungen Auffälligkeiten oder Mängel. Bereits zuvor hatte eine Untersuchung der Verbraucherzentrale ergeben, dass nur rund ein Drittel der Heizkostenabrechnungen fehlerfrei ist. Häufige formelle und inhaltliche Fehler sind:

  • Die Abrechnung kommt verspätet.
  • Der Abrechnungszeitraum ist nicht korrekt.
  • Die Person oder Institution, die die Abrechnung erstellt hat, ist nicht genannt oder nicht autorisiert.
  • Der Verteilerschlüssel ist falsch oder fehlt ganz.
  • Der Brennstoffverbrauch ist falsch abgerechnet.
  • Der Warmwasseranteil ist falsch berechnet.
  • Die Verbräuche sind zu Unrecht geschätzt.
  • Bei einem Wechsel der Mietparteien sind die Kosten zwischen ein- und ausziehenden Mieter*innen falsch verteilt.
  • Bei der Wohnfläche sind zu viele Quadratmeter angesetzt.
  • Heizkosten für leerstehende Wohnungen wurden auf alle Mietparteien umgelegt.
  • Einzelne Nebenkosten sind auf der Abrechnung in einem Punkt zusammengefasst.
  • Es werden unzulässige Heizungsbetriebskosten berechnet.

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Wie kann ich meine Heizkostenabrechnung selbst prüfen? Wie erkenne ich, ob meine Heizkostenabrechnung zu hoch ist?

Zwei von drei Heizkostenabrechnungen sind fehlerhaft. Nutzen Sie unsere Liste der häufigsten Fehler in Heizkostenabrechnungen und prüfen Sie so, ob Ihre Heizkostenabrechnung korrekt ist. Außerdem sollten Sie auf folgende Punkte achten:

  • Vergleichen Sie Ihre Heizkostenabrechnung mit Abrechnungen aus den Vorjahren: Gibt es bei den Kosten für Heizung oder Warmwasser sehr große Abweichungen? Falls sich solche Abweichungen nicht durch andere Lebensumstände oder eine Modernisierung erklären lassen, könnte ein Fehler vorliegen.
  • Entspricht Ihr Anteil am Heizenergieverbrauch in etwa dem Anteil Ihrer Wohnungsfläche am gesamten Gebäude? Wenn Sie sehr viel mehr Energie verbraucht haben, als nach der Fläche zu erwarten wäre, waren Sie vielleicht nicht besonders sparsam. Es ist aber auch möglich, dass Ihre Messgeräte nicht richtig zählen. Ihren Anteil am Verbrauch können Sie auch mit dem interaktiven Heizkostenrechner prüfen.
  • Der Abrechnungszeitraum muss ein Jahr betragen und direkt an die vorherige Abrechnung anschließen. Sind Sie umgezogen, beginnt der Abrechnungszeitraum am Tag des Einzugs. In der alten Wohnung endet er am Tag des Auszugs.
  • Ist die Abrechnungsfrist eingehalten? Der Vermieter muss Ihnen Ihre Heizkostenabrechnung spätestens ein Jahr nach Ende der Abrechnungsperiode zustellen.
  • Wurden Ihre monatlichen Vorauszahlungen korrekt berücksichtigt?
  • Die Energiebezugskosten müssen plausibel sein. Um dies zu prüfen, teilen Sie die Energiekosten durch die gelieferte Energiemenge. Im Jahr 2018 lagen die durchschnittlichen Energiekosten in Deutschland bei:
    Erdgas: 5,9 Cent pro kWh
    Heizöl: 6,8 Cent pro kWh
    Fernwärme: 8,9 Cent pro kWh
    Wärmepumpen-Strom: 21,3 Cent pro kWh

    Natürlich können sich die Preise regional unterscheiden. Sollte Ihr berechneter Wert jedoch deutlich über den durchschnittlichen Kosten liegen, fordern Sie Ihre/n Vermieter*in auf, die Energie günstiger einzukaufen. Dazu ist er/sie nach dem Wirtschaftlichkeitsgebot im Bürgerlichen Gesetzbuch verpflichtet.

    Eine Stichprobe von co2online und dem Verbraucher-Ratgeber Finanztip zeigte Anfang 2019, dass die Energiepreise bei fast jeder zweiten Abrechnung um mehr als 10 Prozent über dem Durchschnitt lagen. In Häusern, die mit Fernwärme beheizt werden, waren sogar nur ein Drittel der Preise angemessen. Dies liegt häufig an einer zu großen Fernwärmeanschlussleistung und damit zu hohen Grundkosten.
  • Wie hoch sind die Kosten für den Betriebsstrom der Heizung? Sie sollten maximal fünf Prozent der Brennstoffkosten betragen. Liegen die Kosten darüber, fragen Sie Ihren/r Vermieter*in nach der Stromrechnung. Wird der Strom zu einem eher teuren Tarif bezogen, können Sie den Abschluss eines günstigeren Vertrags einfordern. Der durchschnittliche Strompreis lag 2018 bei 29,5 Cent pro kWh.
  • Stimmen die angegebenen Verbrauchswerte? Das können Sie prüfen, wenn Sie bereits zum Ende des Abrechnungszeitraums die Werte an den Heizkostenverteilern an Ihren Heizkörpern oder dem Wärmemengenzähler für Ihre Wohnung abgelesen haben – je nachdem wie der Verbrauch bei Ihnen gemessen wird. Auch die Warmwasserzähler sollten Sie regelmäßig ablesen und die Werte notieren, damit Sie diese in Ihrer Heizkostenabrechnung prüfen können. Dafür können Sie auch das kostenlose Energiesparkonto nutzen.
  • Bei Heizöl oder Flüssiggas gibt es nach Ende einer Heizsaison in der Regel einen Restbestand im Tank. Prüfen Sie, ob dieser Bestand korrekt angegeben ist. Eine Bestandsangabe von 0 Litern ist sehr unwahrscheinlich.
  • Zwischen 50 und 70 Prozent der Heizkosten werden nach Verbrauch abgerechnet, der Rest nach Quadratmetern. Dieser Verteilerschlüssel ist im Mietvertrag festgehalten. Wurde er korrekt eingehalten?
  • Die Hausverwaltung darf anteilige Kosten für leerstehende Wohnungen nicht auf die Mietparteien umlegen. Prüfen Sie deshalb die Wohnfläche des Hauses – die Quadratmeter-Angaben dürfen sich im Vergleich zum Vorjahr nicht ändern.

Sollten Sie bei einem oder mehreren Punkten Ihrer Heizkostenabrechnung Unstimmigkeiten feststellen, lassen Sie sich von einem Profi beraten – zum Beispiel beim Deutschen Mieterbund oder der Verbraucherzentrale. Beim kostenfreien Basischeck der Verbraucherzentrale kommt ein/e Energieberater*in zu Ihnen nach Hause, bewertet Ihren Verbrauch und prüft auf Wunsch auch Ihre Heizkostenabrechnung.

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Welche Rechte haben Mieter*innen? Können sie Unterlagen bei dem/der Vermieter*in einsehen?

Rund um die Heizkostenabrechnungen kommt es häufiger zu Konflikten zwischen Mieter*innen und Vermieter*innen. Insbesondere natürlich, wenn hohe Nachzahlungen auf die Mietparteien zukommen. Zunächst einmal haben Mieter*innen ein Anrecht auf eine formal und inhaltlich korrekte Heizkostenabrechnung gemäß der Heizkostenverordnung. Heizkostenpauschalen sind grundsätzlich unzulässig.

Mieter*innen können bei ihrem/ihrer Vermieter*in oder der Hausverwaltung die Rechnungen und Unterlagen einsehen und kontrollieren, auf denen die Heizkostenabrechnung basiert. Dazu müssen sie sich innerhalb von vier Wochen nach Erhalt der Heizkostenabrechnung bei ihrem/ihrer Vermieter*in melden. Diese/r muss erlauben, dass Mieter*innen sich bei der Einsichtnahme Notizen machen oder die Unterlagen fotografieren. Die Belege können auch als Fotokopien versendet werden.

Entdecken Mieter*innen einen Abrechnungsfehler, können sie innerhalb eines Jahres Widerspruch gegen die Abrechnung einlegen.

Zu den Pflichten von Mieter*innen gehört andersherum, die Montage von Verbrauchszähler in ihren Wohnräumen zu akzeptieren.

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Wo kann ich meine Heizkostenabrechnung prüfen lassen?

Nicht immer gibt es mit der Heizkostenabrechnung für Mieter*innen eine Rückzahlung der Heizkosten – häufig erwartet sie eine Heizkostennachzahlung. Wenn Sie Zweifel an der Berechnung haben, können Sie die Heizkostenabrechnung prüfen lassen – zum Beispiel beim örtlichen Mieterverein. Die Adressdaten des Mietervereins in Ihrer Nähe finden Sie im „Online-Branchenbuch Rat und Tat“. Für Mitglieder ist das Prüfen der Heizkostenabrechnung in der Regel kostenlos. Natürlich können Sie sich gegen eine entsprechende Gebühr auch Rechtsbeistand bei einem Anwalt/einer Anwältin für Mietrecht holen.

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Wer erstellt die Heizkostenabrechnung?

Viele Vermieter*innen erstellen die Heizkostenabrechnung selbst. Besonders bei großen Immobilienbeständen werden jedoch oft externe Firmen beauftragt – sogenannte Messdienstleister –, die die Abrechnungen für den/die Vermieter*in und Hausverwaltungen erstellen. Die größten Messdienstleister sind KALO, Techem, Ista, Brunata und Minol. Generell ist es empfehlenswert, die Kosten für das Erstellen der Heizkostenabrechnung regelmäßig zu prüfen und möglichst mehrere Angebote zu vergleichen.

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Was steht auf der Heizkostenabrechnung?

(c) www.co2online.de | Phil Dera

Jede Heizkostenabrechnung beginnt mit der Aufstellung aller Heizkosten und der Nennung des Abrechnungszeitraums. Hier erfahren Sie in der Regel auch direkt, ob Sie nachzahlen müssen oder etwas zurückbekommen.

  • Ein erster Teil umfasst dann die Kosten für den Brennstoffkauf, also die Ausgaben für Gas, Öl oder Fernwärme und ggf. für deren Anlieferung.
  • Neben dem Energieverbrauch enthält die Heizkostenabrechnung auch die sogenannten Heiznebenkosten. Dazu zählen Wartungskosten der Heizung, Gebühren der Heizkostenverteilung und für den/die Schornsteinfeger*in sowie Betriebsstromkosten der Heizungsanlage. Auch die Kosten für die Verbrauchsmessung und für die Erstellung der Abrechnung werden hier gelistet.
  • Abschließend werden der tatsächliche Verbrauch und die Gesamtkosten genannt und mit der ebenfalls aufgeführten Vorauszahlung verrechnet. So bleibt am Ende der zu erstattende bzw. zu zahlende Betrag übrig.

Nicht über die Heizkosten abgerechnet werden dürfen allerdings Reparaturkosten und Kosten für Versicherungen und Finanzierung von Heizanlagen.

Grundsätzlich muss jede Kostenart einzeln aufgezeigt werden, sodass sie sofort erfasst und kontrolliert werden kann. Das gilt zum Beispiel für die Faktoren der Heizkostenverteiler. Auch der Verteilschlüssel, nach dem die verschiedenen Kosten auf die Mietpartei umgelegt werden, muss auf der Heizkostenabrechnung erläutert werden.

Checkliste: diese Informationen gehören in Ihre Heizkostenabrechnung:

✔ Wer die Abrechnung erstellt hat
✔ Abrechnungszeitraum
✔ Brennstoff- und ggf. Lieferkosten
✔ Alle Heiznebenkosten
✔ Verteilschlüssel
✔ Tatsächlicher Verbrauch
✔ Geleistete Vorauszahlung
✔ Zu zahlende bzw. zu erstattende Gesamtkosten

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Wann gilt die Heizkostenverordnung nicht oder nur eingeschränkt?

Die Heizkostenverordnung regelt die Abrechnung der Heizkosten für die meisten Wohngebäude mit einer zentralen Heizung und zentraler oder dezentraler Warmwasserversorgung, deren Kosten auf mehrere Mieter*innen oder Wohnungseigentümer*innen verteilt werden. Sie gilt auch für Gebäude, die mit Fernwärme versorgt werden. Es gibt allerdings Ausnahmen.

Eigentümer*innen eines Zweifamilienhauses, die selbst im Haus leben und die zweite Wohnung vermieten, müssen sich nicht an die Vorschriften der Heizkostenverordnung halten. Für die Abrechnung der Heizkosten gilt hier, was im Mietvertrag vereinbart ist.

 

In bestimmten Gebäuden gilt die Heizkostenverordnung nur eingeschränkt, obwohl sie zentral beheizt werden. In diesen Fällen müssen die Heizkosten nicht verbrauchsabhängig abgerechnet werden:

  • in Passivhäusern mit einem Energiebedarf von weniger als 15 Kilowattstunden pro Quadratmeter und Jahr,
  • in Lehrlings- und Studentenwohnheimen oder vergleichbaren Gebäuden,
  • wenn das Installieren von Verbrauchsmessgeräten unverhältnismäßig teuer wäre,
  • wenn ein Haus vorwiegend durch eine Wärmepumpe, eine Solaranlage, eine Kraft-Wärme-Kopplungs-Anlage oder eine Anlage zur Abwärmenutzung beheizt wird.

 

Gibt es für Heizkostenabrechnungen ein Muster?

Unsere interaktive Muster-Abrechnung erklärt Ihnen verständlich alle Details Ihrer Heizkostenabrechnung. Sie hilft Ihnen, die Berechnungen besser zu verstehen und die relevanten Positionen zu erkennen. Fahren Sie mit der Maus auf die gekennzeichneten Punkte, dann erhalten Sie Informationen zu den jeweiligen Angaben.

Muster: Heizkostenabrechnung

Hier zeigen wir Ihnen ein Beispiel für eine Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters KALO (KALORIMETA GmbH). Ihre Abrechnung kann im Detail anders aussehen und anders aufgebaut sein. Fragen zur Abrechnung von Techem, Ista, Brunata, Minol oder von weiteren Messdienstleistern richten Sie am besten direkt an die entsprechenden Unternehmen.

Interaktive Musterrechnung 2018 Haushaltsnahe Aufwendungen Das Einzelergebnis Berechnung Grundkostenverteilung Berechnung Verbrauchskostenverteilung Kosten für die Wassererwärmung Die Verteilung Die Gesamtkosten der Liegenschaft Allgemeine Kosten Das Einzelergebnis

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